ANÁLISIS FUNCIONAL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN

Funcionalmente el proceso del área de facturación de SERVIREFRIAIRE S.A. es adelantado de la siguiente manera:

FLUJOGRAMA PROCESO MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS

Descripción proceso mantenimiento correctivo de equipos

Procedimiento empleado por la empresa SERVIREFRIARE S.A. para el proceso de prestación de servicios de mantenimiento correctivo de equipos de aires acondicionados y de refrigeración.

Inicialmente el técnico de mantenimiento revisa el equipo y detecta el problema, una vez identificado determina si se requieren repuestos para llevar a cabo la reparación, seguidamente verifica si dentro de su equipo cuenta con existencia del repuesto requerido, en caso negativo procede a solicitarlo a la empresa, una vez allegado procede a instalarlo; en el evento de no requerir de ninguna clase de repuesto para llevar a cabo el mantenimiento correctivo, el técnico procede a limpiar, ajustar y/o a reparar el equipo.

El técnico entrega el equipo al cliente y le solicita verbalmente que le realice pruebas para determinar si la reparación fue acertada; el encargado del equipo realiza las pruebas y determina la conformidad de la reparación, si se encuentra conforme debe firmar la aceptación del trabajo realizado, si por el contrario no se encuentra conforme, el técnico debe revisar y reparar nuevamente el equipo.

Finalmente, el cliente firma la conformidad del servicio, el técnico hace llegar la orden de trabajo a su jefe inmediato para la revisión y éste la  hará llegar sin dilación ni tardanza al área de facturación. 

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

Problema Detectado

Una de las muy posibles causas de la debilidad hallada que generan retrasos en el proceso de facturación de la empresa de prestación de servicios SERVIREFRIARE S.A., sería inicialmente la evidente demora en la entrega al área encargada de consolidar y elaborar las facturas de las respectivas órdenes de trabajo una vez éstas se han ejecutado por parte de los técnicos del área de mantenimiento.  No obstante lo anteriormente expuesto, la mayor demora radica precisa y específicamente en el área de facturación en razón a que se carece de talento humano idóneo en el tema de contabilidad y, lo que es más grave aún, la facturación debe ser elaborada finalmente de manera manual, razón suficiente para que la factura que debe ser entregada al cliente presente demoras y retrasos; de allí que la misma empresa no obtenga de manera rápida y oportuna el dinero producto de la compensación por los servicios prestados a sus clientes.

Es evidente entonces que ésta dificultad día a día se acrecentará mucho más en razón a que la empresa no cuenta con una organización estandarizada para ejecutar algunos de sus procesos, entre éstos precisamente el de facturación; hay que recordar que SERVIREFRIAIRE S.A. es una organización formal, por ende, se debe caracterizar por la división racional de su trabajo y por la diferenciación e integración de sus participantes de acuerdo con una distribución equitativa de autoridad y responsabilidad en aras de la optimización para el logro de los objetivos, evitando de ésta manera una posible entropía que pueda poner a la empresa en serios aprietos a nivel organizacional generando desde luego  posibles pérdidas  económicas.

Propuesta de solución

En virtud a que una de las debilidades identificadas dentro del proceso de facturación de la empresa SERVIREFRIAIRE S.A., es la evidente demora en la entrega de las órdenes de trabajo una vez éstas se han ejecutado por el área de servicio técnico o de mantenimiento para que sean operacionalizadas por el área de facturación en la elaboración de la factura final que debe ser entregada al cliente, una de las propuestas de solución desde el aspecto organizacional sería la delimitación de funciones y asignación de responsabilidades claras en algunos cargos, en éste caso en especial para las áreas de mantenimiento y facturación, lo cual permitirá imponer sanciones a aquellos funcionarios que provoquen retrasos injustificados para la elaboración de la facturación, documento éste último que es de vital importancia dentro del proceso organizacional del sistema empresarial de SERVIREFRIAIRE S.A. en virtud a que dependiendo de su rápida elaboración y entrega, el cliente podrá efectuar más prontamente el pago de la obligación pendiente con la empresa.

Aunado a lo anteriormente expuesto, otra de las evidentes fallas o debilidades encontradas a la cual se le debe brindar una pronta solución, es que se carece de idoneidad suficiente para desarrollar éste importante proceso por parte de los pocos funcionarios que laboran en el área de facturación, por lo cual, se hace indiscutiblemente necesario incrementar el talento humano a través de la incorporación de una persona que posea como mínimo un título de técnico profesional en contabilidad, así mismo, es indispensable la elaboración  de un plan de capacitación dirigido a los funcionarios que laboran en ésta área, abordando temas afines a los procesos contables que permitan optimizar el desempeño de ésta labor al interior de la empresa.

Por último, desde el enfoque tecnológico se hace urgente diseñar una herramienta o programa que permita la digitalización del proceso de facturación, pues como ya se había referido en algún aparte del presente proyecto, otra de las falencias que causa demora en el proceso es precisamente que éste documento es elaborado de manera manual, por ende, la digitalización de las facturas le ahorraría tiempo y costos a la empresa, además, a la factura computarizada se le deberá asignar un código de barras que le permita a los clientes mayor agilidad a la hora de cancelar su obligación.   

Funciones del sistema

El área de facturación tiene la responsabilidad de desarrollar las siguientes funciones dentro del proceso que le corresponde adelantar:

-     Recepcionar las órdenes de trabajo, documento soporte del servicio prestado al cliente.

-     Verificación de los costos a raíz del servicio brindado al cliente, confirmando que correspondan a los estandarizados por la empresa.

-     Elaboración de la factura final para que el cliente pueda realizar el pago de su obligación con la empresa.

-     Hacer llegar la factura al cliente a través de la persona encargada y/o por correo certificado.

Recursos Técnicos y Tecnológicos para desarrollar la posible solución.

El producto que se pretende obtener e implementar para mejorar el proceso de facturación de la empresa objeto de estudio es un software que permita facilitar el trabajo y aminorar el tiempo del proceso para que sea mucho más rápido.

El diseño de un software de facturación novedoso permitirá además identificar aquellos clientes que acuden con mayor frecuencia a utilizar los servicios de la empresa y a partir de esto crear novedosas estrategias de ventas.

Inicialmente para la creación del software de facturación se deberán agotar una serie de pasos, el primero de ellos implicaría el diseño de una base datos en los programas ACCES o EXCEL para lo cual se deberá contar con la asesoría de un programador en sistemas que se encargue de diseñar los diferentes módulos que el sistema necesitaría para funcionar tal cual como se ha pretendido a lo largo del presente proyecto.

Además de lo anteriormente expuesto, para que éste propósito se pueda hacer realidad se deberá contar como mínimo con los siguientes recursos técnicos y tecnológicos con las especificaciones que se relacionan, así:

-     01 Computador de 2.0 GB, 500 MB de memoria RAM, 40 GB de disco  duro, CD-RW de 48X, CD-ROM de 52X y un monitor mínimo de 14”; deberá tener instalado el sistema operativo Microsoft Windows XP o Vista y contar con el programa de ACCES y/o EXCEL.

       -    01 Impresora laser.

ANÁLISIS ESTRUCTURAL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN

Estructuralmente el proceso del área de facturación de SERVIREFRIAIRE S.A. funciona de la siguiente manera:

LÍMITES:              -  Área de facturación

ELEMENTOS:     -  Jefe del área de facturación

                               -  Los funcionarios que laboran en ésta área

RELACIONES:   - Trabajo en equipo de los funcionarios del área de facturación

                              -  Contrato de trabajo

                              -  Comunicación

                              -  Subordinación

OBJETIVOS:     - Recepcionar los soportes de las órdenes de trabajo generadas a raíz de la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo para sistemas acondicionadores y equipos de refrigeración.

   - Elaborar la respectiva facturación de acuerdo a las órdenes de trabajo recepcionadas para ser entregarlas en el menor tiempo posible a los clientes de la empresa.

DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

Razón social

SERVIREFRIAIRE S.A.

Ubicación

Las oficinas principales de la empresa se encuentran ubicadas en la calle 7 Sur Nº 50C  46 de la ciudad de Medellín Antioquia.

Clasificación empresarial

Teniendo como fundamento los conocimientos adquiridos dentro del marco de la asignatura de la organización y sus procesos, SERVIREFRIAIRE S.A. se podría clasificar de acuerdo a su dimensión como una organización mediana en razón a que cuenta con un promedio de 70 trabajadores, además, según su actividad, se ubica dentro del sector terciario en virtud a que su actividad se relaciona con la prestación de servicios, en éste caso, específicamente el mantenimiento preventivo y correctivo para sistemas acondicionadores de aire y equipos de refrigeración.

SERVIREFRIAIRE S.A. es una organización formal debidamente estructurada basada en la división de su trabajo; cuenta con un organigrama, unas reglas y unos procedimientos plenamente establecidos y aprobados por la empresa que aseguran el normal desarrollo del servicio que le brinda a sus clientes.

Organigrama

La empresa de razón social SERVIREFRIAIRE S.A. cuenta con una estructura orgánica funcional en razón a que la autoridad de la empresa se encuentra dividida y  las decisiones al interior de la organización son de carácter descentralizada.

Hay una gerencia cuya función fundamental es la de representar legalmente a la empresa, es la cabeza visible de la organización; de la gerencia dependen orgánicamente dos direcciones, son ellas la administrativa y la comercial, y bajo la responsabilidad de éstas funcionan una serie de áreas debidamente constituidas que se detallan claramente dentro del organigrama de SERVIREFRIAIRE S.A.


Descripción de áreas del negocio

La empresa despliega su actividad comercial mediante la prestación de servicios a personas naturales y jurídicas encaminados a la obtención de ganancias económicas para sus socios y el auto-sostenimiento de la organización en el mercado en el campo del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de aires acondicionados y de refrigeración.

La prestación de servicios que brinda SERVIREFRIAIRE S.A. a los clientes están orientados básicamente a satisfacer sus necesidades mediante la definición clara y estandarizada de una serie de productos a saber:

a.   Venta, instalación o arrendamiento de equipos de aire acondicionado en lo que respecta a sistemas centrales de aire acondicionado, sistemas de enfriamiento evaporativo, sistemas de extracción y ventilación mecánica, sistemas especiales para hospitales y laboratorios, equipos ventana y minisplit, etc.

b.  Mantenimiento correctivo de equipos encaminado a satisfacer las necesidades del cliente en cuanto a reparación y/o mejoramiento de los sistemas de aire acondicionado, refrigeración y/o ventilación.

c.   Mantenimiento preventivo de equipos encaminado a mantener en óptimo estado físico y de funcionamiento de los sistemas de aire acondicionado y sistemas de refrigeración de clientes que necesiten del servicio por contrato o por solicitud.

Misión

SERVIREFRIAIRE  S.A. es una empresa dedicada a la prestación de servicios de montajes, instalación, mantenimiento preventivo y correctivo de  sistemas y equipos de aire acondicionado y refrigeración.

Una empresa orientada a satisfacer las necesidades de confort del cliente para lo cual contamos con un equipo humano muy calificado que asegura día a día con su trabajo la entrega de un servicio de excelente calidad, teniendo siempre presente nuestra responsabilidad con el país, la comunidad donde operamos y los accionistas, garantizándoles una rentabilidad justa y una proyección de empresa hacia el futuro.

 Visión

En SERVIREFRIAIRE S.A. pretendemos consolidarnos para el 2010 como la empresa de mayor reconocimiento regional en el mantenimiento preventivo y correctivo de sistemas de aire acondicionado y refrigeración, enfocando sus esfuerzos en lograr el confort del cliente garantizando su satisfacción, haciendo énfasis en el respaldo de la empresa hacia ellos, tanto en oportunidad como en calidad del servicio.

Orientaremos nuestra compañía hacia una participación más activa y rentable en el mercado de montaje y venta de sistemas de aire acondicionado, con el objetivo de complementar y fortalecer nuestra propuesta comercial, con la visión de innovar y buscar ventajas competitivas que garanticen la permanencia de la empresa en el tiempo.

Objetivos de la organización

·       Brindar un servicio excelente y eficaz a los clientes de la empresa.

·        Establecer actividades operativas previas en los sistemas de refrigeración y aire acondicionado, de acuerdo con el plan de mantenimiento.

CRONOGRAMA

ACTIVIDAD

RESPONSABLES

TIEMPO EN SEMANAS FEBRERO -MAYO (Semanas)

1

2

3

4

5

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7

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16

Inducción Proyecto Pedagógico Orientador

Sandra Yaneth Rueda Villa, coordinadora PPI, Docentes asignaturas PPI e integrantes equipo.

Propuesta para el PPI; proyección Título sugerido, Objetivos

Equipo de trabajo PPI

Entrega Primera ficha

Jhony Esneider Galvis

Instrucción y orientación para proyección segunda ficha

Sandra Yaneth Rueda Villa, Manuel Valbuena

Elaboración cronograma de trabajo

Equipo de trabajo PPI

Proyección Antecedentes y justificación

Equipo de trabajo PPI

Elaboración tablas de recursos y TH.

Equipo de trabajo PPI

Elaboración Alcance y productos, Metodología y Bibliografía PPI

Equipo de trabajo PPI

Entrega Segunda Ficha

Jhony Esneider Galvis

Solicitud de información a la Empresa para justificar la actividad del negocio/ visión, misión, organigrama, objetivos de la organización.

Wilmer Rodríguez

Proyectar la justificación de la descripción del negocio de la Empresa.

Equipo de trabajo PPI

Proyectar la justificación de la descripción del sistema de la Empresa.

Equipo de trabajo PPI

Elaboración de flujogramas

Equipo de trabajo PPI

Blog del proyecto

Equipo de trabajo PPI

Entrega Tercera ficha

Jhony Esneider Galvis