Problema Detectado
Una de las muy posibles causas de la
debilidad hallada que generan retrasos en el proceso de facturación de la
empresa de prestación de servicios SERVIREFRIARE S.A., sería inicialmente la
evidente demora en la entrega al área encargada de consolidar y elaborar las facturas
de las respectivas órdenes de trabajo una vez éstas se han ejecutado por parte
de los técnicos del área de mantenimiento.
No obstante lo anteriormente expuesto, la mayor demora radica precisa y
específicamente en el área de facturación en razón a que se carece de talento
humano idóneo en el tema de contabilidad y, lo que es más grave aún, la
facturación debe ser elaborada finalmente de manera manual, razón suficiente
para que la factura que debe ser entregada al cliente presente demoras y
retrasos; de allí que la misma empresa no obtenga de manera rápida y oportuna
el dinero producto de la compensación por los servicios prestados a sus
clientes.
Es evidente entonces que ésta dificultad día
a día se acrecentará mucho más en razón a que la empresa no cuenta con una
organización estandarizada para ejecutar algunos de sus procesos, entre éstos
precisamente el de facturación; hay que recordar que SERVIREFRIAIRE S.A. es una
organización formal, por ende, se debe caracterizar por la división racional de
su trabajo y por la diferenciación e integración de sus participantes de
acuerdo con una distribución equitativa de autoridad y responsabilidad en aras
de la optimización para el logro de los objetivos, evitando de ésta manera una
posible entropía que pueda poner a la empresa en serios aprietos a nivel
organizacional generando desde luego
posibles pérdidas económicas.
Propuesta de solución
En virtud a que una de las debilidades
identificadas dentro del proceso de facturación de la empresa SERVIREFRIAIRE
S.A., es la evidente demora en la entrega de las órdenes de trabajo una vez
éstas se han ejecutado por el área de servicio técnico o de mantenimiento para
que sean operacionalizadas por el área de facturación en la elaboración de la
factura final que debe ser entregada al cliente, una de las propuestas de
solución desde el aspecto organizacional sería la delimitación de funciones y
asignación de responsabilidades claras en algunos cargos, en éste caso en
especial para las áreas de mantenimiento y facturación, lo cual permitirá
imponer sanciones a aquellos funcionarios que provoquen retrasos injustificados
para la elaboración de la facturación, documento éste último que es de vital
importancia dentro del proceso organizacional del sistema empresarial de
SERVIREFRIAIRE S.A. en virtud a que dependiendo de su rápida elaboración y
entrega, el cliente podrá efectuar más prontamente el pago de la obligación
pendiente con la empresa.
Aunado a lo anteriormente expuesto, otra de
las evidentes fallas o debilidades encontradas a la cual se le debe brindar una
pronta solución, es que se carece de idoneidad suficiente para desarrollar éste
importante proceso por parte de los pocos funcionarios que laboran en el área
de facturación, por lo cual, se hace indiscutiblemente necesario incrementar el
talento humano a través de la incorporación de una persona que posea como
mínimo un título de técnico profesional en contabilidad, así mismo, es
indispensable la elaboración de un plan
de capacitación dirigido a los funcionarios que laboran en ésta área, abordando
temas afines a los procesos contables que permitan optimizar el desempeño de
ésta labor al interior de la empresa.
Por último, desde el enfoque tecnológico se
hace urgente diseñar una herramienta o programa que permita la digitalización
del proceso de facturación, pues como ya se había referido en algún aparte del
presente proyecto, otra de las falencias que causa demora en el proceso es
precisamente que éste documento es elaborado de manera manual, por ende, la
digitalización de las facturas le ahorraría tiempo y costos a la empresa,
además, a la factura computarizada se le deberá asignar un código de barras que
le permita a los clientes mayor agilidad a la hora de cancelar su obligación.
Funciones del sistema
El área de facturación tiene la
responsabilidad de desarrollar las siguientes funciones dentro del proceso que
le corresponde adelantar:
- Recepcionar
las órdenes de trabajo, documento soporte del servicio prestado al cliente.
- Verificación
de los costos a raíz del servicio brindado al cliente, confirmando que
correspondan a los estandarizados por la empresa.
- Elaboración
de la factura final para que el cliente pueda realizar el pago de su obligación
con la empresa.
- Hacer
llegar la factura al cliente a través de la persona encargada y/o por correo
certificado.
Recursos Técnicos y Tecnológicos para
desarrollar la posible solución.
El producto que se pretende obtener e implementar para mejorar el
proceso de facturación de la empresa objeto de estudio es un software que
permita facilitar el trabajo y aminorar el tiempo del proceso para que sea
mucho más rápido.
El diseño de un software de facturación novedoso permitirá además
identificar aquellos clientes que acuden con mayor frecuencia a utilizar los
servicios de la empresa y a partir de esto crear novedosas estrategias de
ventas.
Inicialmente para la creación del software de facturación se deberán
agotar una serie de pasos, el primero de ellos implicaría el diseño de una base
datos en los programas ACCES o EXCEL para lo cual se deberá contar con la
asesoría de un programador en sistemas que se encargue de diseñar los
diferentes módulos que el sistema necesitaría para funcionar tal cual como se
ha pretendido a lo largo del presente proyecto.
Además de lo anteriormente expuesto, para que éste propósito se
pueda hacer realidad se deberá contar como mínimo con los siguientes recursos
técnicos y tecnológicos con las especificaciones que se relacionan, así:
- 01 Computador de 2.0 GB, 500 MB
de memoria RAM, 40 GB de disco duro,
CD-RW de 48X, CD-ROM de 52X y un monitor mínimo de 14”; deberá tener instalado
el sistema operativo Microsoft Windows XP o Vista y contar con el programa de
ACCES y/o EXCEL.
- 01 Impresora laser.
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